Dansföreningen Contre Temps, Stockholm

Medlemsredovisning

RUM är till för sina medlemmar och stödjer dem och deras verksamhet. För att det hela ska fungera måste föreningarna varje år redovisa sin medlemmar och sin verksamhet. Detta är mycket viktigt då storleken på förbundets statsbidrag beror på antalet redovisade föreningar och medlemmar. Fler redovisade medlemmar ger mera pengar till föreningarna. Enklast är det om föreningen kan göra en rutin för att sköta detta.

Medlemsredovisningen följer i stort läsåret.

  1. Kontaktperson. I augusti ska föreningen se till att den har en aktuell kontaktperson angiven så att ingen information från förbundet missas.
  2. Uppdatering av medlemsregister. Medlemsregistret ska uppdateras senast den 15 oktober så att alla medlemmar finns där med rätta uppgifter om var och en. När det är klart meddelas RUM. Tidningen RUM'ba skickas till medlemmarna enligt adresserna i registret så därför är det viktigt att de är rätt registrerade. 
  3. Bekräftelse av medlemskap. Föreningen får sedan en lista för bekräftelse av medlemskap från de enskilda medlemmarna för detta kalenderår. Det kan ske på två sätt:
    A. Föreningen har en medlemsavgift och då kan t.ex. kassören notera vilken avgift och när medlemmarna har betalat den.
    B. Medlemmarna bekräftar genom sin namnteckning att de vill vara medlemmar i föreningen och RUM.
    Bekräftelselistorna arkiveras av föreningen och kopior ska skickas till din regionkonsulent senast den 15 december.
  4. RUM-redovisning. Om det har blivit några förändringar under hösten uppdateras medlemsregistret igen och senast den 20 januari skickas RUM-redovisningen till din regionkonsulent med de uppgifter som gällde vid årsskiftet. Denna redovisning tillsammans med antalet bekräftade medlemmar avgör storleken på förbundets statsbidrag kommande år och är alltså synnerligen viktig.
  5. Föreningsstöd. När medlemsredovisningen är klar och de bekräftade medlemmarna är registrerade kan årets föreningsstöd utbetalas enligt förbundsmötets beslut om föreningen är bidragsgodkänd (redovisad med minst 5 bekräftade medlemmar mellan 7 och 25 år).
  6. Styrelsefunktionärer. Efter föreningens årsmöte ska alltid medlemsregistret uppdateras och förändringar skrivas in. Kontaktperson, medlemsregistrerare och STIM-rapportör är obligatoriska funktioner i en förening.

Tänk på att det här gäller oavsett om föreningen har kalenderår eller någon annan period som verksamhetsår. Det är alltid förhållandet vid årsskiftet som gäller ändå för redovisningen. Det jämnar ut sig i längden.