Dataskyddspolicy

RUM – Riksförbundet Unga Musikanter månar om att skydda våra medlemmars och personals personuppgifter. Här nedan hittar du vår dataskyddspolicy.

Personuppgiftsansvarig

RUM:s förbundsstyrelse har det övergripande ansvaret för hanteringen av personuppgifter inom RUM.

Personuppgiftsombud

RUM:s personuppgiftsombud är generalsekreteraren, hanna.hult.rosen@rum.se.

Vår officiella adress är:
RUM – Riksförbundet Unga Musikanter
Gustavslundsvägen 143, 5 tr
167 51 Bromma

Varför samlar RUM in personuppgifter?

RUM samlar in och behandlar personuppgifter för följande syften:

• För att kunna söka statsbidrag som barn- och ungdomsorganisation
• När du ska anmäla dig till en aktivitet arrangerad av RUM
• När du ska söka bidrag från RUM
• När du anmäler dig som mottagare av information från RUM via e-post
• När du kontaktar RUM via vår officiella e-post
• När du har deltagit i ett protokollfört möte med RUM
• När du gör en inbetalning till RUM:s bankkonton
• När du beställer en vara eller tjänst från RUM
• När du är anställd eller blir arvoderad av RUM
• För att berätta vilka som deltagit i i RUM:s landslag
• För att kunna behandla nomineringar för val till RUM:s styrelse och valberedning

Rättslig grund

RUM arbetar med flera rättsliga grunder:

• Uppgiftslämnare och medlemmar i fråga om stats- och regionsbidrag bedöms kunna bli registrerade genom en intresseavvägning
• Anmälan till arrangemang utgör ett avtal eller annan rättslig förpliktelse som medger registrering
• Vidarerapportering till studieförbund för folkbildningsbidrag sker eftersom det är ett allmänt intresse
• Bidragssökare ska lämna samtycke till att bli registrerade
• Mottagare av information ska lämna samtycke till att bli registrerade
• Den som kontaktar RUM via vår officiella e-post eller webbformulär antas ha lämnat sitt samtycke samt att uppgifterna lagras digitalt i RUM:s ärendehanteringssystem
• Vid inbetalning till RUM:s bankkonton bör det finnas ett avtal eller liknande rättslig förpliktelse som grund för inbetalningen
• När RUM fakturerar någon sker det med stöd av avtal eller liknande rättslig förpliktelse
• För anställd personal och arvoderade sparas uppgifter som är nödvändiga för anställningen
• Nuvarande och tidigare deltagare i RUM:s Blåslandslag och RUM:s Stråklandslag bedöms kunna bli registrerade genom en intresseavvägning.

Vem har tillgång till uppgifterna

• Personal och styrelsefunktionärer som behöver ha tillgång till RUM:s medlemsregister för att utföra sitt föreningsuppdrag samt distriktsuppdrag.
• RUM:s kanslipersonal och revisorer har tillgång till alla uppgifter utom bokföringsmaterial.
• Förbundsstyrelse, attestanter, revisorer och ekonomikonsultfirma har tillgång till bokföringsmaterial såsom verifikationer och andra underlag. För bokföring används tjänsten Fortnox som är biträde till RUM.
• Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällefrågor (MUCF), regioner och andra bidragsgivare får veta vem från föreningen som lämnat uppgifter till RUM. Protokoll och andra handlingar som erfordras av bidragsgivare kan också innehålla personuppgifter. Alla uppgifter som lämnas till bidragsgivare blir offentliga allmänna handlingar. RUM lämnar inte ut information om enskilda medlemmar.
• Deltagande i arrangemang samlas in genom medlemssystemet eBas, som ägs av Sverok Admin AB samt förbundets egenutvecklade anmälningssystem, där informationen delvis lagras hos Oderland som är biträde till RUM, dels hos Life is a Highway AB som är biträde till RUM.
• Webbadministratörer inom förbundet har åtkomst till personuppgifter lagrade via förbundets WordPress-installationer som används som primärt webbinnehållshanteringsverktyg. Verktygen med filer och databaser finns lagrade hos Oderland som är biträde till RUM.
• IT-administratörer och viss kanslipersonal med administratörsrättigheter till Microsoft 365 har åtkomst till kontoregister med e-postuppgifter samt information som finns lagrad i förbundets digitala kontaktkatalog. Microsoft är biträde till RUM. IT-administratörer har ej åtkomst till personliga e-postkonton eller e-post skickad till dem.
• Funktionärer som inte hanterar e-post från RUM direkt via Microsoft Office 365 samt revisorers e-postleverantörer har tillgång till personuppgifter som förmedlas via e-post
• Aktiva och tidigare deltagare i RUM:s Blåslandslag och RUM:s Stråklandslag publiceras på RUM:s webbplats för offentliga syften.

Var lagras uppgifterna?

• RUM använder Microsoft 365 som primärt lagringsställe av alla dokument samt för all e-posthantering. Lagringen sker i Europa.
• RUM använder en backuptjänst tillhandahållen av Makab AB där E-post, dokument och liknande för förbundets Microsoft 365-instans automatiskt säkerhetskopieras. Lagringen sker i Tyskland.
• RUM använder egen teknik som plattform för ärendehanteringssystem och supportsystem där personuppgifter hanteras. Lagringen sker i egna lokaler.
• All medlemsdata om RUM:s medlemmar samt anmälningar till evenemang skapade i eBas lagras hos eBas från Sverok Admin AB.
• All data gällande val till styrelse lagras hos Nominera från Sverok Admin AB.
• Inloggningsuppgifter och webbformulär samt anmälningar i förbundets eget anmälningssystem lagras hos Oderland AB. Lagringen sker i Sverige.
• Anmälningar i förbundets eget anmälningssystem lagras hos Life is a Highway AB. Lagringen sker i Sverige.
• Bokföringsuppgifter lagras hos Fortnox AB.
• Protokoll och andra digitalt signerade dokument lagras hos Assently AB
• Deltagarlistor för landslaget lagras hos Google Sites.
• Dokument som är av sådan karaktär att de enligt datalagringsdirektivet inte tillåts hanteras i molnet lagras lokalt på server på RUM:s kansli som inte är tillgängligt direkt från Internet.

Hur länge lagras uppgifterna?

• Alla uppgifter som rör ekonomi sparas i sju år efter utgången av det bokföringsår då händelsen bokfördes första gången.
• Protokoll lagras på obestämd tid.
• E-post lagras som längst så länge mottagaren är aktiv i organisationen.
• Data från webbformulär lagras som längst i två år.
• Övriga uppgifter sparas som längst i två år.

Rätt att få tillgång till uppgifter

Du har rätt att få tillgång till uppgifter som rör dig. Kontakta oss på vår officiella adress.

Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Kontakta oss på vår officiella adress.

Rätt att bli borttagen

Om det är möjligt för oss att ta bort dina uppgifter utan att bryta mot andra lagliga förpliktelser har du rätt att få dem borttagna. Hinder mot att ta bort uppgifter kan gälla om det finns ett bindande avtal mellan dig och RUM eller om du ingår i bokföringsmaterial som måste lagras en viss tid. Vissa av de tjänster RUM använder kan ha rutiner för säkerhetskopiering som gör att uppgifter om dig kan ligga kvar en viss tid även efter att vi har begärt att de ska raderas.

Önskar du bli borttagen är du välkommen att antingen kontakta generalsekreteraren eller RUM:s IT-support, support@rum.se.

Klagomål

Om du har klagomål rörande vår personuppgiftshantering kan du kontakta Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). IMY kan i sin tur vända sig till oss på vår officiella adress.