RUM har ett medlemsregister som alla medlemsföreningar ska använda sig av. Varje förening ska löpande säkerställa att uppgifterna till kontaktpersoner och styrelse stämmer. För att få föreningsstöd behöver föreningen även säkerställa att den senast den 31 december varje år lagt in alla de uppgifter som tillhör det vi inom RUM kallar för årsrapporteringen. Här hittar du allt du behöver veta om medlemsregistret och årsrapporteringen.
Medlemsregistret måste alltid vara uppdaterat med aktuella kontaktpersoner, registeranvändare, stadgar och annan grundläggande föreningsinformation.
Grunduppgifter är exempelvis kontakt-/adressuppgifter och uppgifter om vilka i föreningen som har tillgång till eBas.
Instruktion för hur du fyller i föreningens grunduppgifter (PDF)
Stadgar kan enkelt beskrivas som föreningens regler. När ett årsmöte har beslutat om stadgar som börjat gälla behöver stadgarna i eBas uppdateras, om föreningen inte ännu lagt in några stadgar behöver det göras.
Instruktion för hur du uppdaterar stadgar (PDF)
Hemsida i eBas är en funktion i medlemsregistret som skapar en infosida om föreningen i medlemssystemet, där den som är intresserad av föreningen kan läsa en kort presentation om er, enkelt hitta kontaktuppgifter eller ansöka om medlemskap i föreningen. Detta för att det ska vara enklare för förbundet och distrikten att sprida information om medlemsföreningarna.
Instruktion för hemsida i eBAs (PDF)
Har du frågor eller behöver hjälp? Hör av dig till kansliet på medlem@rum.se eller 0771 91 91 40.
Som medlem i RUM krävs att föreningen årligen gör en rapportering i ebas. Årsrapporteringen måste vara klar den 31 december varje år. För att ni ska vara bidragsberättigade krävs att rapporteringen är komplett. I ebas ser ni i översikten vad som behöver laddas upp.
Medlemmar rapporterar ni årligen.
Årsmötesprotokoll laddas upp det datumet mötet ägt rum.
En årsmötesrapport registreras i ebas och är en sammanställning över den styrelse som valdes i samband med årsmötet.
Det måste också finnas en verksamhetsrapport. Den beskriver den verksamhet som föreningen haft eller planerar att ha. Det är viktigt för att visa att föreningen är aktiv. Verksamhetsrapporten registreras i ebas. Det går bra att kopiera in texten från ett befintligt dokument om ni inte vill skriva in den direkt i ebas.
För att kunna göra detta behöver du ha ett användarkonto i eBas. Hör av dig till kansliet via medlem@rum.se för att få ett användarkonto om du inte har ett sådant, eller vänd dig till en användare som har ett konto.
Föreningens årsrapportering ska vara klar senast den 31 december varje år.
Medlemsrapportering innebär att du på något av nedan förklarade sätt lägger in era medlemmar i vårt medlemssystem eBas och att medlemmarna sedan bekräftar sitt medlemsskap.
För att ni ska få föreningsbidrag från RUM måste minst 60% av era medlemmar vara i åldern 6–25 år, något vi endast kan säkerställa genom uppgifterna i eBas.
Det finns olika sätt att lägga in och bekräfta medlemmar i eBas – vilket sätt ni väljer beror på vad som passar er bäst, exempelvis beroende på hur många medlemmar ni har. Vi rekommenderar att ni använder metoden för onlineregistrering eller tar ut en medlemsavgift.
Här nedan kan du läsa mer om de olika sätten att lägga in och bekräfta föreningens medlemmar; onlineregistrering, medlemsavgift och underskrift.
Onlineregistrering fungerar för alla föreningar, oavsett hur många medlemmar ni har.
I onlineregistreringen är det medlemmen själv som skriver in sina uppgifter och samtidigt bekräftar sitt medlemskap. Det innebär att det bara är de medlemmar som bekräftat att de vill vara medlemmar som hamnar i eBas vilket gör att du slipper rensa bort medlemmar som tackat nej. Medlemsbekräftelsen sparas också i eBas, bra eftersom föreningen slipper spara underskrifter på papper eller bevis på inbetalningar av medlemsavgift.
Instruktioner för den första onlineregistreringen i eBas (PDF)
Instruktioner för återkommande onlineregistrering i eBas (PDF)
När din förening har medlemsavgift består medlemsrapporteringen av två delar – dels att medlemsuppgifterna läggs in i eBas och dels att medlemmarna bekräftar sina medlemskap. Bekräftelsen kan göras på flera olika sätt, ett av sätten är att medlemmen betalar in medlemsavgiften till föreningen.
Instruktioner för att lägga in en enstaka medlem i eBas efter inbetald medlemsavgift (PDF)
Instruktioner för att ladda upp en medlemslista utan att medlemmar fanns föregående år (PDF)
Instruktioner för att ladda upp en medlemslista när medlemmar fanns föregående år (PDF)
Tänk på att:
Rapportering via underskrift skiljer sig lite åt beroende på om din förening har 100 medlemmar eller fler. Metoden kan kombineras med onlineregistrering.
Vi rekommenderar att metoden onlineregistrering eller medlemsavgift används istället för underskrift om detta är möjligt.
Det finns två sätt att lägga in medlemsuppgifterna när ni är färre än 100 medlemmar (alltså 3-99) och vill använda underskrift för bekräftelse av medlemskap. Du kan antingen skriva in enstaka medlemmar eller ladda upp en lista.
Så här skriver du in enstaka medlemmar (PDF)
Så här laddar du upp en lista om du inte hade medlemmar föregående år (PDF)
Så här laddar du upp en lista om föreningen hade medlemmar föregående år (PDF)
Tänk på att:
När ni har 100 medlemmar eller fler kan ni få hjälp från kansliet med så kallade QR-kodslistor för registrering och underskrifter.
Först skickar ni en excel-lista med medlemmarnas uppgifter till oss. Därefter skapar vi en pdf-fil med QR-koder som vi skickar tillbaka till er. Den filen skriver era medlemmar under och sedan skickar ni tillbaka listan till oss.
Vi vill ha er excelfil senast den 1 november för att hinna skapa QR-kodslistorna i tid.
Så här skapar du en lista för underskrift (PDF)
Tänk på att:
För att visa att ni är en aktiv förening ska ni direkt efter varje årsmöte skicka in ett årsmötesprotokoll så att alla kontaktuppgifter till styrelsen blir uppdaterade. Ni ska också varje år fylla i årsmötesrapport och verksamhetsrapport.
Här kan du läsa mer om årsmötesprotokollet, rapporterna och bankkontobevis samt hur ni skickar in dessa.
Mer om årsmötesprotokoll (PDF)
Mer om årsmötesrapport och verksamhetsrapport (PDF)
Mer om bankkonto och kontobevis (PDF)
Ladda ned en checklista för allt som ska göras i årsrapporteringen (PDF)
Har du frågor eller behöver hjälp?
Hör av dig till kansliet, medlem@rum.se eller 0771 91 91 40.