Föreningsadministration

Här hittar du allt du behöver veta om de uppgifter alla medlemsföreningar i RUM behöver lägga in i vårt medlemsregister eBas varje år.

Medlemsregistret eBas

RUM har ett medlemsregister som alla medlemsföreningar ska använda sig av som kallas eBas. För att få föreningsstöd behöver föreningen se till att senast den 31 december varje år ha uppdaterat eBas med uppgifter som handlar om föreningens styrelse, medlemmar och aktivitet. Den här årsrapporteringen är avgörande för att vi i RUM ska kunna uppfylla våra rapporteringsskyldigheter och gör till exempel att vi kan kan kontakta varandra på ett tryggt och strukturerat sätt.

Vill du få en digital genomgång av eBas hittar du utbildningstillfällen och tider här.

Grunduppgifter, stadgar och föreningsinformation

Medlemsregistret måste alltid vara uppdaterat med grundläggande föreningsinformation som exempelvis aktuella kontaktpersoner, registeranvändare och stadgar.

Grunduppgifter

Grunduppgifter är exempelvis kontakt-/adressuppgifter och uppgifter om vilka i föreningen som har tillgång till eBas.

Instruktion för hur du fyller i föreningens grunduppgifter (pdf)

Stadgar

Stadgar kan enkelt beskrivas som föreningens regler. När ett årsmöte har beslutat om stadgar som börjat gälla behöver stadgarna i eBas uppdateras, om föreningen inte ännu lagt in några stadgar behöver det göras.

Instruktion för hur du uppdaterar stadgar (pdf)

Hemsida i eBas

Hemsida i eBas är en funktion i medlemsregistret som skapar en infosida om föreningen i medlemssystemet, där den som är intresserad av föreningen kan läsa en kort presentation om er, enkelt hitta kontaktuppgifter eller ansöka om medlemskap i föreningen. Detta för att det ska vara enklare för förbundet och distrikten att sprida information om medlemsföreningarna.

Instruktion för hemsida i eBas (pdf)

Årliga uppdateringar av föreningsuppgifter

Som medlem i RUM krävs att föreningen årligen uppdaterar ett antal uppgifter om föreningen i medlemsregistret Ebas. I eBas ser ni i översikten vad som behöver laddas upp för att ni ska vara bidragsberättigade. För att kunna använda Ebas behöver du ha ett användarkonto. Hör av dig till kansliet via medlem@rum.se för att få ett användarkonto om du inte har ett sådant, eller vänd dig till en användare i din förening som redan har ett konto. 

Det här är uppgifter som varje år måste uppdateras i eBas:

• Information om föreningens medlemmar.
• Årsmötesprotokoll, årsmötesrapport, verksamhetsrapport och bankkontobevis.

Uppgifterna ska finnas i eBas senast den 31 december varje år.

Medlemmar

På något av de sätt som beskrivs nedan lägger ni in era medlemmar i vårt medlemssystem eBas. Medlemmarna måste också bekräfta sitt medlemskap. För att ni ska få föreningsbidrag från RUM måste minst 60% av era medlemmar vara i åldern 6–25 år.

Det finns olika sätt att lägga in och bekräfta medlemmar i eBas: onlineregistrering, medlemsavgift och underskrift. Vilket sätt ni väljer beror på vad som passar er bäst, exempelvis beroende på hur många medlemmar ni har. Vi rekommenderar att ni använder metoden för onlineregistrering eller tar ut en medlemsavgift.

Här kan du läsa mer om de tre olika alternativ som finns för att lägga in och bekräfta föreningens medlemmar:

Alternativ 1: Onlineregistrering

Onlineregistrering fungerar för alla föreningar, oavsett hur många medlemmar föreningen har.

I onlineregistreringen är det medlemmen själv som skriver in sina uppgifter och samtidigt bekräftar sitt medlemskap. Det innebär att det bara är de medlemmar som bekräftat att de vill vara medlemmar som hamnar i eBas vilket gör att du slipper rensa bort medlemmar som tackat nej. Medlemsbekräftelsen sparas också i eBas vilket är bra då föreningen slipper spara underskrifter på papper eller bevis på inbetalningar av medlemsavgift.

Instruktioner för den första onlineregistreringen i eBas (pdf)

Instruktioner för återkommande onlineregistrering i eBas (pdf)

Alternativ 2: Medlemsavgift

När din förening har medlemsavgift består redovisningen av att medlemsuppgifterna läggs in i eBas och att medlemmarna bekräftar sina medlemskap. En inbetald medlemsavgift räknas som en bekräftelse av medlemskapet.

Instruktioner för att lägga in en enstaka medlem i eBas efter inbetald medlemsavgift (pdf)

Instruktioner för att ladda upp en medlemslista utan att medlemmar fanns föregående år (pdf)

Instruktioner för att ladda upp en medlemslista när medlemmar fanns föregående år (pdf)

Tänk på att: 

• Efter betald medlemsavgift behövs ingen ytterligare underskrift. 
• Alla era medlemmar behöver bekräfta sina medlemskap innan den 31 december varje år. 
• Ni behöver spara bevis på att medlemmen betalat sin medlemsavgift. Det görs för att kunna visa att medlemmen aktivt valt att vara med i föreningen och gäller alla medlemmar. Som bevis räknas utdrag från banken där det framgår vem som betalat, eller vem inbetalningen gäller.  
• Ni ska också lägga in medlemmarna i eBas. Lägg endast in medlemmar som betalat sin medlemsavgift. Om en medlem betalat sin medlemsavgift, blivit inlagd i eBas men avslutat sitt medlemskap i föreningen innan den 31 december ska ni plocka bort denna medlem från det aktuella årets medlemslista. 

Alternativ 3: Underskrift

Att redovisa föreningens medlemmar via underskrift skiljer sig lite åt beroende på om din förening har 100 medlemmar eller fler. Metoden kan kombineras med onlineregistrering. Vi rekommenderar att metoden onlineregistrering eller medlemsavgift används istället för underskrift om detta är möjligt då administrationen blir mycket enklare.

Tänk på att:

• Det ska alltid vara frivilligt att vara med i föreningen och RUM. 
• Om en person inte vill vara med eller inte skriver under på att hen vill vara medlem i föreningen och RUM, ska ni ta bort hen från medlemslistan för aktuellt år.  
• Om en medlem avslutar sitt medlemskap i föreningen innan den 31 december ska ni ta bort medlemmen från medlemslistan för aktuellt år.  
• Ni ska spara listan med underskrifter hos er i minst 3 år. Om ni blir utvalda för granskning i den årliga medlemsrevisionen ska ni skicka in listan till RUM. 

Gör så här i föreningar med färre än 100 medlemmar:

Det finns två sätt att lägga in medlemsuppgifterna när ni är färre än 100 medlemmar och vill använda underskrift för bekräftelse av medlemskap. Du kan antingen skriva in enstaka medlemmar eller ladda upp en lista.

Så här skriver du in enstaka medlemmar (pdf)

Så här laddar du upp en lista om du inte hade medlemmar föregående år (pdf)

Så här laddar du upp en lista om föreningen hade medlemmar föregående år (pdf)

Gör så här i föreningar med 100 medlemmar eller fler:

När ni har 100 medlemmar eller fler kan ni få hjälp från kansliet med så kallade QR-kodslistor för registrering och underskrifter.  Först skickar ni en excel-lista med medlemmarnas uppgifter till oss. Därefter skapar vi en pdf-fil med QR-koder som vi skickar tillbaka till er. Den filen skriver era medlemmar under och sedan skickar ni tillbaka listan till oss. Vi vill ha er excelfil senast den 1 november för att hinna skapa QR-kodslistorna i tid. 

Så här skapar du en lista för underskrift (PDF)

Behöver du hjälp?

Ladda ned en checklista för allt som ska göras i eBas årligen (pdf)

Har du frågor eller behöver hjälp med uppdateringar i eBas, hör av dig till kansliet på medlem@rum.se eller via telefon 0771 91 91 40. Vill du få en digital genomgång av eBas hittar du utbildningstillfällen och tider här.