RUM har ett medlemssystem som alla medlemsföreningar ska använda sig av som kallas eBas. För att få föreningsstöd behöver föreningen se till att senast den 31 december varje år ha uppdaterat eBas med uppgifter som handlar om föreningens styrelse, medlemmar och aktivitet. Den här årsrapporteringen är avgörande för att vi i RUM ska kunna uppfylla våra rapporteringsskyldigheter och gör att vi kan kan kontakta varandra på ett tryggt och strukturerat sätt.
Önskar du få en digital genomgång av eBas hittar du utbildningstillfällen och tider här. Om ingen av tiderna passar mejla medlem@rum.se.
Vi rekommenderar varmt att ni gör de uppdateringar som krävs i eBas i god tid, gärna några månader innan årets slut. Ju senare allt görs desto mindre möjligheter har vi på RUM:s kansli att hjälpa till.
Medlemssystemet måste alltid vara uppdaterat med grundläggande föreningsinformation som exempelvis aktuella kontaktpersoner, registeranvändare och stadgar.
Grunduppgifter är exempelvis kontakt-/adressuppgifter och uppgifter om vilka i föreningen som har tillgång till eBas.
Instruktion för hur du fyller i föreningens grunduppgifter (pdf)
Stadgar kan enkelt beskrivas som föreningens regler. När ett årsmöte har beslutat om ändringar i stadgar som börjat gälla behöver stadgarna i eBas uppdateras.
Instruktion för hur du uppdaterar stadgar (pdf)
Ett bankkontobevis skickas in när en ny förening bildas och visar att föreningen har ett eget bankkonto. Kontobeviset behöver bara uppdateras om föreningen byter bankkonto.
Mer om bankkonto och kontobevis (pdf)
Ett enkelt sätt att visa vad föreningen gör är att skriva in en presentationstext i grunduppgifterna i eBas. Denna syns också om besökare på RUM:s webbplats söker efter föreningar. Hemsida i eBas är en funktion i medlemsregistret som skapar en mer utförlig informationssida om föreningen i medlemssystemet där den som är intresserad av föreningen kan läsa presentationstexten, enkelt hitta kontaktuppgifter eller ansöka om medlemskap i föreningen. Allt detta för att det ska vara enklare för förbundet och distrikten att sprida information om medlemsföreningarna.
Instruktion för hemsida i eBas (pdf)
Som lokalförening i RUM krävs att föreningen årligen uppdaterar ett antal uppgifter om föreningen i eBas. I eBas ser ni i översikten vad som behöver laddas upp för att ni ska vara bidragsberättigade.
Det här är uppgifter som varje år måste vara uppdaterade i eBas senast den 31 december:
På något av de sätt som beskrivs nedan lägger ni in era medlemmar i eBas. Medlemmarna måste också bekräfta sitt medlemskap. För att ni ska få föreningsbidrag från RUM måste minst 60% av era medlemmar vara i åldern 6–25 år.
Det finns olika sätt att lägga in och bekräfta medlemmar i eBas: onlineregistrering, medlemsavgift och underskrift. Vilket sätt ni väljer beror på vad som passar er bäst, exempelvis beroende på hur många medlemmar ni har. Vi rekommenderar att ni använder metoden för onlineregistrering eller tar ut en medlemsavgift.
Här kan du läsa mer om de olika alternativen för medlemsregistering.
För att visa att ni är en aktiv förening ska ni direkt efter varje årsmöte skicka in ett årsmötesprotokoll där alla kontaktuppgifter till styrelsen är uppdaterade. Ni ska också lägga in en årsmötesrapport och en verksamhetsrapport. Det behövs slutligen ett bankkontobevis som visar att det är föreningens konto och inte ett konto kopplat till en privatperson, detta behöver emellertid inte uppdateras årligen.
Årsmötesprotokollet skickas in årligen och visar bland annat vilka beslut som togs på årsmötet.
Mer om årsmötesprotokoll (pdf)
Årsmötesrapporten skickas in årligen och visar den styrelse som valdes i samband med årsmötet och tar upp eventuella stadgeändringar.
Verksamhetsrapporten skickas in årligen och beskriver den verksamhet som föreningen haft eller planerar att ha.
Mer om årsmötesrapport och verksamhetsrapport (pdf)
Ladda ned en checklista för allt som ska göras i eBas årligen (pdf)
Har du frågor eller behöver hjälp med uppdateringar i eBas, hör av dig till kansliet på medlem@rum.se eller via telefon 0771 91 91 40. Vill du få en digital genomgång av eBas hittar du utbildningstillfällen och tider här.
